Si eres responsable de logística en una empresa internacional, seguro que alguna vez te has preguntado: "¿Por qué es tan difícil exportar a China?".

Cuando exportas a otros países, llamas a tu transportista, acuerdas la hora de recogida y dejas que éste se encargue de casi todo lo demás. Si hay algún problema en el puerto de entrada, normalmente tiene sentido y es fácil de resolver.

Cuando exportas a China, haces lo mismo, esperando olvidarte del envío, pero entonces, el teléfono empieza a sonar con todo tipo de sorpresas. Si tienes suerte, el envío aún no ha salido de tu país y tienes la oportunidad de arreglar el papeleo o cumplir otros requisitos. Si no tienes suerte, empiezas a recibir llamadas cuando el envío aterriza en China. A partir de ese momento, el reloj sigue corriendo, ya que cada día de almacenamiento en la aduana china puede costar una fortuna, pero lo más frustrante es que los requisitos de importación no tienen sentido.

Pues bien, bienvenido a China.

Es posible que algunos responsables de logística que lean este artículo no hayan tenido esta experiencia. Si es así, podemos suponer que simplemente dejan que su distribuidor o cliente se encargue de la importación a China. En efecto, se trata de una solución fácil, pero tiene un coste.

En la mayoría de los casos, el receptor (es decir, el distribuidor, el usuario final, el agente, etc.) utilizará "relaciones" para importar los productos a China, y cualquier coste que ello suponga correrá a cargo del vendedor internacional. Llegados a este punto, el receptor puede reclamar casi cualquier cantidad al vendedor extranjero ("tú"), haya pagado o no las cantidades correspondientes al despacho de aduanas, IVA, aranceles, almacenamiento en el puerto, transporte de entrada y salida del puerto, carga y descarga y muchos otros costes ocultos. Si el vendedor no tiene que pagar por adelantado o reembolsar a la parte importadora, lo pagará mediante un precio de venta más alto al usuario final.

Esto hará que suba el precio y que tu producto sea menos competitivo frente a la competencia local, por no hablar de los competidores internacionales que han tomado el control del proceso de importación y de toda su gestión de la cadena de suministro en China.

Entonces, ¿qué se puede hacer? La respuesta es sencilla: recurrir a un socio de confianza especializado no sólo en el proceso de importación, sino en toda la cadena de suministro hasta llegar al usuario final.

Fase 1: Investigar

Si eres el responsable de la cadena de suministro de tu empresa, en cuanto oigas a alguien hablar de exportar a China, debes empezar a prepararte. Puedes investigar tú mismo los requisitos de tus productos, pero la información suele estar en chino y es posible que no incluya la normativa más reciente. Te recomendamos que recurras a un socio de confianza con suficiente experiencia para comprobar las últimas normativas para tus productos. Debes estar preparado para una experiencia frustrante; la cantidad de información y documentos que tendrás que presentar puede parecer desmesurada. Pero todo el esfuerzo merecerá la pena más adelante, cuando el envío llegue a China. Prepararse antes de realizar el envío siempre te dará mejores resultados que precipitarse para intentar "rescatar" el envío de las aduanas chinas.

Fase 2: Facilitar información

Básicamente, las aduanas chinas querrán confirmar que los productos importados se ajustan a la clasificación correcta del código HS y, por tanto, necesitarán la información que lo demuestre: Folletos de productos, manuales técnicos, documentos MSDS, certificaciones CCC, descripción detallada de las materias primas, etc. Cuanta más información proporciones, más fácil será para el agente de importación facilitar el proceso de despacho de aduanas.

Si tu socio importador tiene los contactos adecuados, podrás realizar una "preevaluación no oficial" con el agente de aduanas ANTES de que el envío haya salido de tu almacén, lo que te dará la oportunidad de corregir cualquier cosa que pueda faltar.

En esta fase, tu socio importador tendrá una buena estimación del coste que supondrá el proceso y del tiempo que probablemente se tarde en liberar tu envío. Por supuesto, la resolución final correrá a cargo del funcionario de aduanas. Si el proceso de preparación se hace correctamente, no debería haber grandes sorpresas. Esto te ayudará a cotizar tus precios a tus clientes en China con mayor precisión.

Es muy importante seguir las instrucciones que te dé tu socio importador. No improvises ni hagas modificaciones en los documentos de embarque. No cambies ninguno de los productos del envío aparte de lo que se menciona específicamente en los documentos de envío. No añadas artículos adicionales como folletos, piezas de repuesto o cualquier otro artículo que no se mencione en los documentos de envío.

Controlar todo el proceso de la cadena de suministro

Tomar el control y mejorar la transparencia del proceso de importación puede conseguirse con un buen transportista que tenga una oficina en China, y que pueda comprobarlo todo y garantizar el despacho a tiempo de su envío. Sin embargo, si el agente de importación te carga a ti todos los costes adicionales y no sufre ninguna consecuencia si se retrasa el despacho de aduanas, entonces no hay ningún incentivo para que el agente de importación dé prioridad a tu envío. Por tanto, es importante contar con un socio de confianza en China que comparta tus intereses. Por eso necesitas un "socio de la cadena de suministro" en lugar de un "socio de importación".

Un socio de la cadena de suministro ("SCP", también conocido como socio 4PL) te guiará a lo largo de todo el proceso de la transacción comercial. Esto incluye revisar el acuerdo de venta y las condiciones de la cadena de suministro, los métodos de entrega, los plazos de entrega y las penalizaciones. También hay que tener en cuenta factores externos, como las vacaciones en China o en el extranjero, al tiempo que se negocian y gestionan los métodos de transporte interior, los cambios de divisas, las condiciones de pago, las cuestiones de control de crédito, las devoluciones del IVA y las comisiones bancarias.

Si dispones de un equipo sobre el terreno en China, probablemente se ocupen de todo esto por ti. Sin embargo, si no cuentas con un equipo en China, te recomendamos que te asocies con un equipo de gestión de la cadena de suministro de confianza que pueda examinar todos los aspectos financieros y logísticos y señalar los posibles riesgos.

Evita la dependencia del distribuidor

Sin tener una empresa en China, puede parecer que la única forma de vender en China es depender de un distribuidor/agente o vender directamente a tus clientes. Ya hemos mencionado que el distribuidor puede no tener necesariamente los mismos intereses que tú y, por tanto, no ser totalmente transparente. Haznos caso: lo último que el distribuidor querrá mostrarte es la estructura de costes en China, empezando por los costes de importación, las devoluciones del IVA y la estructura de precios de venta.

Pero eso no es todo. Muchas veces, todas las licencias de importación y venta están registradas a nombre del distribuidor, lo que crea una peligrosa dependencia de su buena voluntad. En el supuesto de que necesites cambiar o añadir distribuidores, o vender a través de otros canales, puedes encontrarte con que todos tus activos chinos -desde las licencias hasta las cuentas digitales de la tienda online y los sitios web- están registrados a su nombre.

Mismos intereses, mejores resultados

Un socio de la cadena de suministro fiable no sólo te asesorará, sino que asumirá un papel activo en el proceso. En cierto modo, el SCP se convierte en "tu agencia" para toda la transacción comercial. Ambos están alineados con los mismos intereses, y esto hace que el proceso sea más eficiente, rentable y transparente.

¿Cómo funciona esto realmente? Tu SCP podría representarte firmando el acuerdo de venta con tu cliente siguiendo tus instrucciones y en coordinación con tu equipo de ventas en China (si tienes uno). De este modo, el SCP puede evaluar todos los riesgos potenciales de la operación. Dado que el SCP es el vendedor, los riesgos y la responsabilidad recaen sobre él. Le interesa protegerse a sí mismo y a ti.

Una vez que el SCP firme el contrato de venta, realizará un pedido a su sede central para suministrar los productos acordados en el contrato de venta. El SCP se encargará del proceso de importación tal y como se ha descrito anteriormente, pero esta vez, dado que su reputación está en juego, se encargará del proceso de importación para protegerse no sólo a ti, sino también a sí mismo, y se asegurará de que el proceso de importación sea eficiente, sin riesgos y cumpla los requisitos de las autoridades chinas.

Es por todo esto que contar con un socio de confianza en China que se asegure de que tu actividad empresarial se desarrolla de forma legal y transparente, sin sorpresas, es fundamental. No se trata de un deseo. Es la elección inteligente, y es fácilmente alcanzable. Contáctanos para empezar.