Seguro que has oído hablar de la parte más “bonita” de la exportación: la investigación, los contactos, los viajes y todas las cosas de marketing y ventas que la gente vislumbra cuando piensa en empezar un negocio de comercio internacional.

Pero nosotros queremos hablar de la parte no tan bonita del proceso: los documentos básicos de exportación necesarios para el envío internacional. Es lo que hay que hacer -y hacer correctamente- para entregar con éxito las mercancías y ganar dinero. Con esto en mente, aquí hay 11 documentos de envío estándar para la exportación que necesitas entender para tener éxito.

1. Factura Proforma

Una factura proforma es una factura preliminar o estimada que se utiliza para solicitar al comprador comprometido el pago de los bienes o servicios antes de su suministro. Una factura proforma incluye una descripción de los bienes, el importe total a pagar y otros detalles sobre la transacción.

Es esencialmente un acuerdo de "buena fe" entre el vendedor y un cliente para que el comprador sepa lo que puede esperar de antemano.

Por ejemplo, si se requiere un pago por adelantado para asegurar la financiación antes de fabricar los bienes o suministrar un servicio, se puede utilizar una proforma para proponer los detalles de la próxima transacción.

2.Factura comercial

Una vez hayas enviado una factura proforma a tu cliente potencial internacional y hayas recibido su pedido, tienes que preparar su mercancía para el envío, incluyendo la documentación que debe acompañarla. De estos documentos, la factura comercial es uno de los más importantes.

La factura comercial incluye la mayor parte de los detalles de toda la transacción de exportación, de principio a fin.

La factura comercial puede tener un aspecto similar a la factura proforma que enviaste inicialmente a tu cliente para que le sirviera de presupuesto, aunque debe incluir detalles adicionales. Por ejemplo, una vez que tengas la factura comercial, es probable que tengas un número de pedido, de orden de compra o algún otro número de referencia del cliente; también puedes tener información bancaria y de pago adicional.

Asegúrate de incluir cualquier información relevante sobre el seguro marítimo y cualquier otro detalle que garantice la entrega rápida de la mercancía y el pago completo por parte del cliente.

3. Packing list

Una packing list detalla el contenido de cada paquete (caja, palets, etc.). Incluye pesos, medidas y listas detalladas de las mercancías de cada paquete. Debe incluirse en la caja o el paquete, y puede adjuntarse al exterior del paquete con una copia en el interior.  

Este documento lo utilizan los transportistas para determinar los pesos y los costes de transporte. También lo utilizan los funcionarios de aduanas  para comprobar el contenido de un determinado paquete o caja.

Si la carga se pierde o se daña, la packing list es necesaria para presentar una reclamación al seguro, y también se utiliza si hay un desacuerdo entre el transportista y el exportador sobre el peso o la medida de la carga.  

4. Certificados de origen

Algunos países exigen un certificado de origen para identificar de qué país proceden las mercancías. Estos certificados de origen suelen estar firmados por algún organismo semioficial, como una cámara de comercio o la oficina consular de un país. El certificado de origen puede ser necesario incluso si has incluido la información del país de origen en tu factura comercial.

Cada vez son más las empresas que renuncian al largo proceso de recurrir a costosos servicios de mensajería o de tomarse el tiempo de entregar en mano un certificado de origen a una cámara de comercio para su certificación y confían en los certificados de origen electrónicos para sus envíos. Suele ser más rápido, permite la opción de entregar el certificado electrónicamente al importador y puede registrarse en la Cámara de Comercio Internacional para proporcionar mayor credibilidad.

5. Certificado de Libre Venta

A veces llamado "Certificado de Exportación", un Certificado de Libre Venta es una prueba de que los bienes -como los alimentos, los cosméticos, los productos biológicos o los dispositivos médicos- se venden o distribuyen legalmente en el mercado abierto, sin restricciones, y son aprobados por las autoridades reguladoras del país de origen.

El Certificado de Libre Venta se utiliza cuando se registra un nuevo producto en un país. Básicamente, se  está informando a la autoridad aduanera de ese país: "Esto es algo nuevo que voy a empezar a importar, y aquí están mis documentos de apoyo que confirman que este producto(s) es legal para vender en el país de fabricación".

6. Carta de instrucciones del expedidor

Una de las personas más importantes con las que trabajarás en el proceso de exportación es tu transitario, que suele organizar el transporte de tus mercancías con un transportista.

Dependiendo de las condiciones de venta acordadas -recuerda que suele ser el Incoterm que elijas-, contratas a un transitario para que trabaje para ti, el exportador, o, en el caso de una transacción de exportación en ruta, el comprador contrata a un transitario.

Independientemente de quién contrate al transitario, es importante que proporcione una carta de instrucciones del remitente (SLI) con toda la información necesaria para trasladar con éxito tus mercancías.

A menudo se describe la SLI como una nota de presentación para el resto de tu documentación de exportación. Dependiendo de si el transportista trabaja para ti o no, la SLI puede incluir un poder limitado, que proporcione autoridad para actuar en tu nombre para este envío.

• Preocupaciones de AES

Dependiendo de quién haya contratado al transitario, la SLI también puede concederle permiso para presentar la información de exportación electrónicamente a través del Sistema Automatizado de Exportación (AES). La mayoría de las exportaciones con un valor superior a 2.500 dólares por artículo deben presentarse en la aduana a través del AES, lo que hace que la presentación a través del AES sea una consideración importante para muchos exportadores.

Si el comprador contrata al transitario, éste suele encargarse de la presentación del AES. Incluso si tu, como vendedor, contratas al transitario, puedes pagarle para que haga el archivo AES en tu nombre.

En cualquiera de los casos, aunque no realices tú mismo la presentación del AES, estás legalmente obligado a proporcionar ciertos elementos de datos al transitario a efectos de presentación; esto suele hacerse a través de la  SLI. 

7. Conocimiento de embarque interno

Un conocimiento de embarque interno es a menudo el primer documento de transporte requerido para el envío internacional creado para tu exportación. Puede ser preparado por el transportista terrestre o puedes crearlo tú mismo. Es un contrato de transporte entre el exportador y el cargador de las mercancías que establece a dónde van las mercancías; también sirve como recibo de que las mercancías han sido recogidas.

En un envío internacional, el conocimiento de embarque terrestre no suele estar consignado al comprador. En su lugar, se consigna al transportista que traslada las mercancías a nivel internacional o, si no es directamente al transportista, a un transitario, almacén o algún otro tercero que consignará tus mercancías al transportista cuando esté listo.

8. Conocimiento de embarque marítimo

Si tus mercancías se envían por barco, necesitarás un conocimiento de embarque marítimo. Un conocimiento de embarque marítimo puede servir como contrato de transporte y como documento de titularidad de la carga. Existen dos tipos:

• Conocimiento de embarque directo

Un conocimiento de embarque directo se consigna a un destinatario específico y no es negociable. El consignatario toma posesión de la mercancía presentando el original del conocimiento de embarque firmado al transportista.

• Conocimiento de embarque negociable

Un conocimiento de embarque negociable se consigna "a la orden" o "a la orden del cargador" y es firmado por el cargador y enviado a un banco en el país del comprador. El banco retiene el conocimiento de embarque original hasta que se cumplan los requisitos de un cobro documentario o una carta de crédito.

9. Carta de porte aéreo

Las mercancías enviadas en avión requieren una carta de porte aéreo. Se trata de un contrato de transporte entre el remitente y el transportista distribuido por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA). A diferencia del conocimiento de embarque marítimo, la carta de porte aéreo no es negociable.

La principal diferencia entre una carta de porte aéreo y un conocimiento de embarque se refiere a la titularidad de las mercancías.

La carta de porte aéreo es un recibo de la mercancía; el transportista o el agente la envían para indicar el lugar de entrega. El conocimiento de embarque es un documento de titularidad de las mercancías. Es un recibo de la compañía naviera con el acuerdo de entregar las mercancías en el destino sólo a la parte a la que se consigna el conocimiento de embarque.

10. Formularios de mercancías peligrosas

Si tus productos están considerados como mercancías peligrosas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) o la Organización Marítima Internacional (OMI), debe incluir el formulario de mercancías peligrosas apropiado para su envío. El envío de mercancías peligrosas o materiales peligrosos puede ser complicado. Antes de hacerlo, el personal adecuado de tu empresa debe recibir formación para empaquetar, etiquetar y documentar correctamente estos envíos.   

El formulario de la IATA -Declaración del expedidor para mercancías peligrosas- es necesario para los envíos aéreos. Existe una versión diferente del formulario para los envíos marítimos. Una vez más, estos formularios deben ser rellenados por alguien que haya recibido formación para manejar el envío de mercancías peligrosas.

11. Giro bancario

Un giro bancario es una parte importante del proceso de venta internacional para transferir el control de las mercancías exportadas del vendedor a cambio de fondos del comprador. A menudo se denomina cobro documentario, porque el vendedor adjunta varios documentos al giro bancario y una carta de presentación.

Normalmente, el banco del vendedor enviará el giro bancario y los documentos relacionados a través del transitario al banco del comprador o a un banco con el que tenga relación en el país del comprador. Cuando el comprador autoriza el pago de la mercancía, el banco del comprador libera los documentos al comprador y transfiere los fondos al banco del vendedor.

El giro bancario puede incluir o no una carta de transmisión, que incluye los detalles de la transacción del giro bancario, incluidos los tipos de documentos adicionales que se incluyen y las instrucciones de pago.

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